AHV NRW macht Teilnehmende fit für ein strategisches Zollcontrolling

Wie lässt sich die Leistungsfähigkeit von Zoll- und Außenhandelsprozessen messen? Und wie gelingt es, aus Kennzahlen konkrete Verbesserungen abzuleiten und den Handlungsbedarf im Zollbereich auch gegenüber der Geschäftsleitung überzeugend zu vermitteln?

Diesen Fragen widmete sich das Webinar „Zollcontrolling – Wie wir Performance im Außenhandel messen können“ am 13. Oktober 2026. Im Rahmen der Reihe „Fit for Trade“ brachte der Außenhandelsverband Nordrhein-Westfalen (AHV NRW) die Teilnehmenden auf den neuesten Stand rund um Kennzahlen, Steuerung und Optimierung im Zollmanagement. Der Außenhandelsexperte Lars Sandro Gempp, easyZoll®, zeigte auf, wie Unternehmen ihre Zollprozesse transparenter gestalten und ihre Performance gezielt weiterentwickeln können.

Zoll ohne Kennzahlen ist wie Navigation ohne Kompass
Wer die Leistungsfähigkeit seiner Zollabteilung beurteilen und verbessern möchte, braucht belastbare Daten. Ein strukturiertes Zollcontrolling schafft Transparenz über Kosten, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Risiken. Es hilft, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, Entwicklungen nachvollziehbar zu machen und Verbesserungspotenziale gezielt aufzudecken. Zu den Schwerpunkten des Webinars gehörten der Aufbau eines aussagekräftigen KPI-Systems, der Einsatz der Balanced Scorecard sowie digitales Reporting und KI-gestütztes Monitoring. 

Messen ist nicht steuern.
Eine Kennzahl allein verändert noch keinen Prozess. Entscheidend ist, welche Schlüsse Unternehmen aus den Ergebnissen ziehen und welche Maßnahmen sie daraus ableiten. Ein Beispiel ist die Fehlerquote bei Zollanmeldungen: Steigt sie, reicht es nicht, die Abweichung lediglich zu dokumentieren. Vielmehr gilt es, die Ursachen zu analysieren. Liegen sie in unvollständigen Stammdaten, unklaren Zuständigkeiten, fehlendem Know-how oder Medienbrüchen? Erst wenn Verantwortlichkeiten festgelegt, Maßnahmen umgesetzt und die Ergebnisse erneut gemessen werden, wird aus einer Kennzahl ein wirksames Steuerungsinstrument.

 Zahlen schaffen Fakten – und eine gemeinsame Sprache
Gerade die Kommunikation zwischen Zollabteilung und Geschäftsleitung stellt Unternehmen häufig vor Herausforderungen. Während die Zollverantwortlichen die operativen Risiken, komplexen Vorschriften und täglichen Prozessprobleme kennen, stehen auf Managementebene meist Kosten, Effizienz, Haftungsrisiken und Wettbewerbsfähigkeit im Vordergrund. Der Hinweis, dass „im Zoll Handlungsbedarf besteht“, reicht deshalb oft nicht aus, um die notwendige Aufmerksamkeit und die erforderlichen Ressourcen zu erhalten. Ein aussagekräftiges Zollcontrolling kann diese Lücke schließen. Statt Probleme lediglich zu beschreiben, lassen sich ihre Auswirkungen anhand konkreter Kennzahlen verdeutlichen: Wie hoch ist die Fehlerquote? Wie viel Zeit kostet die Nachbearbeitung fehlerhafter Zollanmeldungen? Welche finanziellen oder rechtlichen Risiken entstehen? Und welche Einsparungen oder Verbesserungen sind durch gezielte Maßnahmen möglich?

So wird aus einem operativen Problem eine nachvollziehbare unternehmerische Entscheidung. Die Zollabteilung kann ihren Handlungsbedarf faktenbasiert begründen, während die Geschäftsleitung eine fundierte Grundlage für Prioritäten, Investitionen und Ressourcenentscheidungen erhält.
Das zentrale Fazit des Webinars: Zollcontrolling ist weit mehr als die Kontrolle von Kosten und Kennzahlen. Richtig eingesetzt, verbindet es operative Prozesse mit strategischen Unternehmenszielen, stärkt die Compliance und macht den Beitrag der Zollabteilung zum Unternehmenserfolg sichtbar.

Die Teilnehmenden wurden „Fit for Trade“ gemacht. Mit wertvollen Impulsen, um Zollprozesse künftig stärker kennzahlenbasiert zu steuern – und damit die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit im internationalen Geschäft nachhaltig zu stärken.